loader

Автоматизация и внедрение СЭД

Электронный документооборот на предприятии

На предприятиях большого и малого бизнеса электронный документооборот сохраняет все функции бумажного. То есть, документ проходит те же стадии оформления: создание, регистрацию, визирование, согласование и резолюцию. Отличием является ведение делопроизводства в электронном виде, что существенно ускоряет рабочий процесс.

Электронный документооборот в организации обеспечивает несколько привычных рабочих процедур:

  • Регистрацию документов.
  • Пересылку между сотрудниками предприятия.
  • Рассмотрение, обсуждение и согласование.
  • Контроль перемещения документа по цепочке исполнителей.
  • Систематизация и «подшивка».
  • Быстрый поиск по исполнителю, подразделению, реквизитам.
  • Защита с использованием метода шифрования.
  • Присвоение юридического статуса при помощи электронно-цифровой подписи.

Часто электронный документооборот на предприятиях подразумевает перемещение документов между исполнителями, выполнение связанного с ними плана необходимых работ, процедуру согласования и отчетность по выполненным задачам.

Таким образом организуется несколько потоков движения информации: внутренний документооборот, исходящий и входящий.

На каждый полученный или вновь созданный документ оформляется электронная карточка. Отображаемые в ней данные обеспечивают удобство отбора и поиска по заданным критериям, как при работе с бумажными архивами. В ней указываются регистрационный номер, дата создания и регистрации, направление: входящий или исходящий, для внутреннего пользования. К карточке также могут быть прикреплены необходимые файлы.

Как в случае с простыми документами, в электронном документообороте на предприятиях назначаются регистраторы, руководители, исполнители и контролеры выполнения работ. По завершении задачи документ получает отметку о ее выполнении и, в зависимости от нужд, отправляется в архив или же используется в дальнейшей работе.

Технологии электронного документооборота

Использование электронного документооборота позволяет увеличить эффективность бизнес-процессов посредство автоматизации рабочих процедур.  Не случайно на рынке лицензионного ПО технологии электронного документооборота являются одними из самых востребованных. Создание электронного документооборота на предприятии российским компаниям уже не в новинку. Предполагается, что через каких-нибудь три или пять лет технологии электронного документооборота будут использоваться повсеместно и станут настолько же обыденными, как работа с бумажной документацией.

Основная особенность использования электронного документооборота в условиях российского рынка – это необходимость соответствия СЭД стандартам отечественного делопроизводства. Кроме того, следует учитывать, что средства электронного документооборота предназначены не только для обработки внутренней документации, но и для внесения в общую документальную базу входящей и исходящей информации.

Во многих странах на сегодняшний день принята система стандартов электронных отчетов, как например, в налоговой сфере. Также использование электронного документооборота является оптимальным решением при необходимости четкой маршрутизации движения документов внутри организации. На больших предприятиях найти нужный документ, относящийся к какому-либо периоду, не так-то просто и, как правило, времязатратно. Технологии электронного документооборота позволяют упорядочить, структурировать документальный архив, что значительно упрощает поиск за счет использования регистрационных карточек документов.

Аналитики РБК отмечают, что будущее принадлежит универсальным СЭД. В настоящее время разработчики уделяют внимание их комплексности, а софтверные компании производители стремятся снизить себестоимость ПО в силу высокой конкуренции на рынке соответствующих программных решений.

Автоматизация электронного документооборота

В настоящее время автоматизация электронного документооборота является объективной необходимостью для многих предприятий практически во всех сферах бизнеса.  

Основные причины внедрения электронного документооборота:

  • Острая потребность быстрой обработки информации и недопустимость простоев из-за оформления большого количества бумаг.
  • Сокращение потерь данных.
  • Необходимость ведения структурированной документальной базы.
  • Нужно точное распределение потоков документации между сотрудниками и отделами организации.
  • Недопустимость попадания информации к третьим лицам.
  • Исключение дублирования.

Автоматизация электронного документооборота позволяет создать удобную и гибкую систему движения документации, отвечающую всем запросам компании и значительно ускоряющую основные бизнес-процессы.

Какие положительные моменты можно выявить?

  • Во-первых, работа с документацией значительно упрощается.
  • Во-вторых, при включении в СЭД всех служб и подразделений можно организовать слаженную работу всех структур предприятия. Автоматизация электронного документооборота значительно сокращает затраты времени и за счет этого повышает производительность труда.
  • В-третьих, СЭД позволяет регулировать доступ к информации и препятствует утере документов.

Для того, чтобы оптимизировать данные процессы, необходимо четко знать, какие задачи предстоит решать системе электронного документооборота.

На сегодняшний день на рынке представлено несколько типов программных решений.

  • Автоматизирующие документооборот и делопроизводство.
  • Управляющие потоками работ.
  • Осуществляющие электронное управление документами.

Чтобы выбрать подходящий именно вам программный продукт, нужно определиться с актуальными задачами предприятия, наметить основные проблемные точки и методы их решения. Выбрав систему автоматизации электронного документооборота, необходимо также учитывать техническую и программную платформу, на которых ее предстоит внедрять.

Информационные системы электронного документооборота

На сегодняшний день рынок информационных систем электронного документооборота стремительно развивается. Основная причина — рыночная система и условия жесткой конкуренции не оставляют времени на долгое согласование, оформление документов, задержки с пересылкой необходимых данных.

Ведущей технологией в решении таких вопросов стала разработка платформ управления корпоративным содержимым, которые сочетают в себе все процедуры работы с документами, контентом порталов, управления жизненными циклами рабочей информации при помощи организации единого пространства.

Таким образом решается задача управления огромным количеством различных данных: офисной документацией, чертежами, макетами, таблицами, графиками, web-содержимым, презентациями, почтой и файлами мультимедиа.

Данный подход позволяет отслеживать жизненный цикл данных, группировать их в библиотеки, управлять изменением и архивацией.

Для некоторых предприятий большое значение имеет возможность создания электронных отчетов. Она особенно востребована в организациях, работающих с большими объемами информации. Современные технологии позволяют сформировать подробные отчеты за предельно короткий срок, в результате чего время, необходимое на их создание отводится на решение первостепенных задач.

Информационные системы электронного документооборота развиваются согласно запросам рынка. Одними из важнейших требований по-прежнему являются:

  • Возможность тесной интеграции с основными рабочими приложениями.
  • Обеспечение быстрого доступа и управления рабочей информацией всем участникам рабочего процесса.
  • Соответствие условиям расширяющихся компаний.

Несмотря на превалирующее большинство предприятий, по-прежнему использующих бумажный документооборот, потребность в информационных системах электронного документооборота в российском бизнесе неуклонно растет.  Кроме того, появляются все новые средства для их интеграции. Это позволяет решить проблему организации взаимодействия различных платформ и их универсализации.

Система внутреннего электронного документооборота

Система управления электронным документооборотом — это программное обеспечение, осуществляющее контроль перемещения, управление доступом и распределение больших объемов рабочих и нормативных документов внутри организации.

Это могут быть документы Microsoft Word, электронные таблицы Excel, сканированные файлы формата PDF и TIF, чертежи и спецификации, презентации, а также аудио и видеофайлы, которые хранятся в специально отведенном разделе или в логически выстроенных каталогах СУД.

Важным свойством данного ПО является возможность его совместного использования большим количеством пользователей, поскольку в настоящее время все чаще и острее встает вопрос автоматизации процесса делопроизводства.

Система управления электронным документооборотом должна отвечать следующим требованиям:

  • Максимальная функциональность, универсальность использования для всех подразделений компании.
  • Интеграция с другими программными средствами.
  • Обновляемость и улучшение возможностей.
  • Поддержка удаленной работы, в случае, если рабочие группы организации разбросаны территориально.
  • Поддержка как малого так и большого числа пользователей.
  • Возможность подключения дополнительных функций и модулей.

Современный рынок СУД довольно обширен и предлагает выбор программных решений для управления бизнес-процессами, корпоративные средства документооборота, модули для управления контентом и потоками работ. Это деление достаточно условно, поскольку многие программные решения совмещают несколько функций.

Чтобы определиться с выбором, необходимо учитывать конкретные потребности компании. Также важным фактором в данном вопросе является квалификация специалистов, внедряющих и обслуживающих систему управления электронным документооборотом.

Внедрение системы электронного документооборота

Деятельность любого предприятия, в любой отрасли не обходится без оформления документов. Экономить время сотрудников и тонны бумаги позволяет внедрение системы электронного документооборота. Обычный (бумажный) документооборот имеет ряд существенных недостатков — поиск нужных документов, контроль их исполнения, контроль движения документов на всех этапах, согласование и т.д.

Внедрение системы управления электронным документооборотом, поможет избавиться от недостатков бумажного документооборота и оптимизировать бизнес-процессы происходящие в компании — сократит сроки принятия решений руководителем, сократит время на согласование документов, повысит оперативность работы, снизит расходы на бумагу и канцелярские товары.

Часто встречающиеся задачи, которые позволяют решать системы электронного документооборота:

  1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
  2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
  3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
  4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
  5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
  6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
  7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внедрение электронного документооборота является необходимой мерой не только в крупных компаниях, но и в организациях среднего и малого бизнеса. Для того, чтобы электронный документооборот в организации выполнял свои задачи, заказчику следует понимать необходимость пересмотра и урегулирования бизнес процессов предприятия. При всей выгоде такого решения, могут появиться несколько особенностей, которые необходимо учитывать руководителю компании и IT-специалистам.

К сожалению, порой не все сотрудники компаний имеют должную техническую подготовку; и, несмотря на простоту обучения пользованию, отказываются повышать уровень квалификации в работе с новым программным обеспечением. Необходимо подготовить персонал к внедрению системы электронного документооборота (в дальнейшем СЭД), объяснить выгоды новой организации рабочего процесса, использование СЭД призвано облегчить выполнение рутинных ежедневных задач, а значит – ускорить рабочий процесс.

Внедрять электронный документооборот в организации следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением данных, необходимых для всего предприятия. В данной области не должно и не может быть «слабых звеньев».

Очень многое зависит от решения руководителя, который должен понимать, что автоматизация рабочих процессов ведет к более тщательному структурированию работы компании, которое направлено на достижение общих, четких и слаженных действий.

Тем не менее, выигрыш от принятия такого решения, при всех затратах, действительно высок.

  • При полной прозрачности действий, не нужно будет складировать тысячи пыльных томов служебных записок, писем, другой документации.
  • Практически полностью исключается утеря документов, поскольку после внедрения электронного документооборота файлы, хранящиеся в базе, всегда можно легко найти и сортировать.
  • Работа с СЭД действительно экономит время, тем более, когда она внедрена на всех уровнях предприятия.
  • Вместо того, чтобы перевозить или переносить многочисленные тома документации, достаточно перенаправить рабочие файлы от пользователей одного отдела в другой.
  • С принятием закона об использовании электронной цифровой подписи, который дает юридический статус электронным документам, процесс принятия решений и их подтверждения значительно упрощается. Тем более, что можно снабжать нормативные электронные документы бумажным вариантом.
  • Все документы, полученные извне, легко заносятся в базу; например, при помощи сканирования, и могут использоваться в дальнейшем.
  • При необходимости, посредством сканирования и интеграции с другими программными средствами, в электронный вариант можно перевести уже существующий архив.

Порой жизненно необходима возможность доступа к любому документу, созданному в определенный отрезок времени, чтобы отследить действия персонала, этапы работы и ее конечный результат. Внедрение системы документооборота поможет решить этот и многие другие вопросы, а квалифицированные специалисты установят и настроят СЭД, учитывая нужды вашего предприятия.

Мы предлагаем вам следующее ПО для этих целей:

  • 1С-Битрикс: Корпоративный портал
  • Microsoft SharePoint

Доверьте внедрение и автоматизацию СЭД нам!